A agenda médica é um dos fatores mais importantes quando se fala em gestão de clínicas e consultórios. Sem ela, fica impossível manter uma rotina bem organizada e produtiva. Ao otimizar sua agenda, é possível melhorar seu tempo no trabalho, além de obter mais disponibilidade de horários para atender mais pacientes.
Atualmente, existem inúmeras formas de transformar e melhorar a praticidade de uma agenda médica, o que faz com que ela seja mais atrativa, simples e dinâmica — aspectos essenciais para os profissionais de saúde. A tecnologia, por exemplo, surge para tornar essa atividade ainda mais prática, trazendo bons resultados para a clínica.
A seguir, confira nossas dicas de como organizar sua agenda profissional!
1. Conheça sua rotina de trabalho
O primeiro passo para otimizar a agenda médica é entender como funciona seu dia a dia de trabalho, conhecendo as necessidades dos seus pacientes e da clínica. Para isso, é recomendado fazer um cálculo de quanto tempo se leva para chegar até o local de trabalho, quanto tempo demora cada atendimento — pensando na primeira consulta, retornos e procedimentos — e a hora pretendida de encerramento do expediente.
Além disso, o médico também precisa avaliar outros fatores externos que podem gerar imprevistos na sua rotina. No entanto, é importante sempre manter o foco no tempo dos atendimentos e na rotina para que a construção da agenda seja funcional. Dessa forma, o profissional é capaz de saber quantos pacientes ele consegue atender por dia, sem se sobrecarregar, gerar atrasos e prejudicar seu tempo e dinheiro.
2. Conte com uma agenda médica eletrônica
Um dos melhores recursos que um profissional de saúde pode adquirir para melhorar a gestão da sua clínica é a agenda eletrônica. Geralmente, essa ferramenta está integrada em um software médico — sistema de gestão que conta com diversas vantagens para as clínicas, consultórios e médicos. Alguns dos seus recursos incluem prontuário eletrônico, gestão financeira, marketing médico e teleconsultas.
Com esse sistema, o profissional pode se livrar do acúmulo de papel, manter todas as informações da clínica em um só lugar, consultar os dados de cada paciente mais rapidamente, otimizar a rotina de trabalho e confirmar consultas de forma automática.
O médico também pode conferir sua agenda por meio de aparelhos eletrônicos, como celulares e tablets. Assim, ele não fica dependente somente de um meio para acessá-la.
3. Confirme suas consultas
Como citamos, um software médico tem diferentes funcionalidades, que inclui a agenda médica eletrônica. Nesse sentido, essa ferramenta também permite realizar confirmações de consultas de forma automática. Com isso, o profissional é capaz de otimizar agenda médica e melhorar sua rotina de trabalho.
Essa também é uma estratégia para evitar as faltas dos pacientes, permitindo uma maior organização no dia a dia e resultados mais satisfatórios para a clínica.
Basicamente, a secretária ou o médico configura um lembrete — que é enviado para as pessoas, antecipadamente. De acordo com cada resposta, a agenda é atualizada, proporcionando uma melhor visualização das consultas. Ainda, a pessoa responsável pode encaixar outros pacientes, evitando lacunas na sua rotina de atendimentos e reduzindo prejuízos financeiros para o consultório.
Quer ver, na prática, algumas táticas para otimizar sua agenda médica? Assista o vídeo que preparamos para facilitar o entendimento desse processo:
4. Elabore relatórios
A partir de relatórios semanais, o médico visualiza todos os resultados da clínica, por exemplo: quantos pacientes foram atendidos, quem são eles, se utilizam convênios ou não, faixa etária, quais procedimentos são os mais realizados e entre outros dados significativos que, posteriormente, podem ser usados para desenvolver estratégias de marketing médico ou ações em redes sociais.
5. Treine seus colaboradores para usar a agenda médica
Outra dica para otimizar sua agenda médica é treinar os seus funcionários para aprenderem a mexer em uma agenda eletrônica e configurar todos os atendimentos da melhor forma para a rotina do médico. Essa ferramenta, além de ser automática, proporciona mais eficiência no trabalho das secretárias.
De modo geral, o tempo que seria gasto para fazer fichas ou marcar consultas, pode ser investido em outras tarefas, como a melhorara no atendimento, tornando-o mais humano e pessoal.
6. Preze pela pontualidade
Um dos pontos mais importante para que a agenda médica funcione é a pontualidade dos pacientes. Nesse sentido, o papel do profissional de saúde é tentar cumprir todos os horários. Quando isso não for possível, é interessante ter um pouco de jogo de cintura para explicar o que houve aos pacientes e aplicar soluções que amenizem a situação.
Desse modo, é possível manter seus horários, sem comprometer seus atendimentos e ainda, satisfazer os pacientes com sua pontualidade.
7. Esteja preparado para urgências
Por mais que seja fundamental considerar o tempo médio de cada consulta e entender sua rotina para organizar a agenda médica, é importante se preparar para imprevistos na rotina. Afinal, o dia a dia na área da saúde é marcado por contratempos e emergências.
Então, crie um intervalo extra para que seja utilizado para esse tipo de atendimento, de modo que não prejudique muito o horário seguinte e seus pacientes.
Vantagens de otimizar sua agenda médica
Há muitos benefícios de organizar sua agenda, principalmente, o ganho de tempo e produtividade, tanto dos médicos quanto das secretárias. Veja mais alguns deles:
- Otimiza a gestão da clínica ou consultório;
- Garante a satisfação dos pacientes;
- Impede o agendamento de várias consultas longas no mesmo dia;
- Evita atrasos nas consultas;
- Melhora a qualidade dos atendimentos;
- Proporciona mais flexilidade em casos de imprevistos;
- Oferece uma visão mais ampla dos agendamentos e da rotina do profissional;
- Confere mais segurança financeira para o médico.
Viu como a agenda médica eletrônica ajuda a melhorar o dia a dia do profissional de saúde e seu consultório? Após conhecer diversas dicas para otimizá-la, aplique-as na sua clínica para alavancar seus resultados e oferecer um atendimento de qualidade. Lembre-se também que, com o auxílio da tecnologia, é possível aumentar seu faturamento e trazer agilidade para o serviço de saúde, além de evitar o acúmulo de papel e otimizar o tempo dos colaboradores.
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