rotina de trabalho para organizar clínicas e consultórios

5 ensinamentos sobre gerenciamento de rotina do trabalho para organizar e estruturar a sua clínica médica

Descubra como alguns ajustes na rotina de trabalho em clínicas ou consultórios podem gerar melhores resultados no seu negócio!

Você já teve a sensação de que medidas paliativas estão sempre sendo tomadas em sua clínica para amenizar os problemas recorrentes?

Uma das maiores dificuldades encontradas, e que geram altos custos no gerenciamento do trabalho, é não entender ou não dar a devida importância, para as anomalias (problemas) que ocorrem durante a rotina da empresa.

Por isso, é necessário identificar se cada função em sua clínica está sendo desempenhada de forma normal, ou seja, gerando valor para a empresa, ou anômala, isto é, gerando apenas custos.

Vicente Falconi, conselheiro da Ambev e da Gerdau, explica em seu livro “Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia a Dia” que boas empresas são capazes de gerar resultados constantes, e por um longo período, através de um sólido gerenciamento da rotina.

Mas, como implementar esse processo de gerenciamento de rotina de trabalho de clínicas de forma eficaz?

Segundo o autor, o primeiro passo é definir qual o cargo e qual a função que cada colaborador desempenha na empresa. As funções devem ser dividas em:

Direção: Responsável por estabelecer as metas estratégias necessárias para a sobrevivência da clínica;
Gerenciamento: Pessoas encarregadas de atingir a meta e capacitar a função de supervisão;
Supervisão: Responsável por treinar os colaboradores da função de operação e checar se o que foi estabelecido está sendo cumprido;
Operação: Colaboradores designados a cumprir os padrões estabelecidos para que a rotina da empresa funcione.

As duas primeiras funções são gerenciais, e as duas últimas, operacionais. O autor explica que, normalmente, 90% das atividades são operacionais.

Então, que tal partimos para as dicas que ajudarão sua clínica a funcionar com operações que gerem valor e estabilidade?

1. Implemente o 5S

Vicente Falconi explica que a implementação do 5S permite que o potencial de cada colaborador seja aproveitado ao máximo, e cria um ambiente de trabalho sustentável.

Mas o que é 5S?

5S é um termo de origem japonesa que dá nome a um programa de qualidade, cujo objetivo é a melhoria do ambiente de trabalho e da produtividade.

Os 5S significam:

Senso de utilização: avaliar quais recursos agregam valor e quais podem ser descartados;
Senso de organização: classificar, organizar e dar ordem de uso para os recursos dados como úteis na primeira etapa;
Senso de limpeza: limpar o local de trabalho e tomar medidas para que ele assim permaneça;
Senso de conservação: padronizar as operações e assegurar condições propícias para que cada colaborador desenvolva suas funções;
Senso de autodisciplina: tornar padrões e rotineiras as atividades sugeridas anteriormente.

Após a implementação do 5S, sua clínica está pronta para atacar as próximas estratégias!

2. Utilize Ferramentas de Padronização

Para implementar um gerenciamento de rotina que facilite a organização da clínica, é necessário padronizar todos os procedimentos realizados no processo de alcance de uma meta.

A partir da definição de padrões, baseada na realidade de cada colaborador, torna-se mais fácil seguir os procedimentos necessários para a finalização de uma tarefa.

Para esta etapa duas ferramentas podem e devem ser utilizadas:

Fluxograma: permite constatar, através de ferramentas visuais, a sequência de atividades que devem ocorrer para finalização de uma atividade;

Procedimentos Operacionais Padrão (POPs): listas simples e intuitivas sobre as sequências de tarefas que devem ser realizadas.

3. Elimine atividades desempenhadas de forma anômala

Como mencionado anteriormente, anomalias são os problemas que ocorrem durante um processo.

Então, após a padronização e treinamento, para que todos desempenhem suas funções da melhor maneira possível, será mais fácil identificar e eliminar os problemas que ocorrem em uma operação.

Sendo assim, é necessário que cada colaborador saiba sua função nesse processo.

Os operadores relatam as anomalias para seus supervisores. Esses as registram e resolvem suas causas imediatas. Os gerentes verificam diariamente o local a fim de detectar e eliminar os problemas recorrentes e preparar um relatório semestral para os diretores. Por fim, os diretores analisam os relatórios e definem as metas.

Vicente Falconi enfatiza que todo local de trabalho possui muitas anomalias, e que é impossível corrigir todas. Dessa forma, é preciso bastante estudo para saber quais priorizar.

4. Monitore os processos para manter seus resultados

Você não quer que todo seu esforço para implementar um gerenciamento de rotina do trabalho na sua clínica seja em vão, certo?

Portanto, para continuar identificando os desvios e problemas no seu ambiente de trabalho, é necessário monitorar os resultados dos processos, para definir quais itens merecem mais atenção e precisam ser melhorados.

5. Busque sempre melhorar seus resultados

Agora que você já passou pela otimização dos processos da clínica e a confirmação de que os resultados estão se mantendo estáveis, é hora de buscar melhores resultados, ou seja, superar metas.

Dessa forma, é ensinado na obra “Gerenciamento da Rotina do Trabalho do Dia a Dia” que, para alcançar resultados ainda maiores, é necessário:

Definir aonde se deseja chegar, estabelecendo valor e prazo;
Pesquisar e analisar os impedimentos para alcançar a meta;
Levantar planos de ação para resolver os impedimentos.

Não se esqueça de incluir nesse processo todas as pessoas que podem ajudar. A partir do planejamento em conjunto, sua clínica será capaz de aproveitar o conhecimento de cada colaborador!

Gerencie sempre pensando no futuro!

O processo de gerenciamento da rotina do trabalho vai garantir a constância na entrega dos resultados da sua clínica. Sendo assim, não deixe nunca de aplicar, na ordem certa, as estratégias ensinadas por Vicente Falconi.

Caso deseje melhorar ainda mais o gerenciamento do seu espaço de trabalho, internalize em seus colegas o método PDCA: Planejar (plan), Fazer (do), Checar (check) e Analisar (analyse).

Então, aplique o que aprendeu aqui e veja como a implementação de uma rotina do trabalho pode fazer sua clínica crescer!

Este post foi produzido pela equipe do PocketBook4You, uma plataforma que oferece centenas de resumos de livros dos maiores autores e best-sellers da atualidade, e tem como principal missão levar conhecimento diversificado que se encaixa no dia a dia de cada um dos seus usuários, ao redor do Brasil e do mundo!