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7 boas práticas financeiras para o faturamento de clínicas

Você sabia que o fato da sua clínica obter resultados positivos em um determinado período pode depender de boas práticas financeiras? Conhecer sobre as despesas e o faturamento do seu negócio é tão importante quanto cuidar dos seus pacientes.

No entanto, muitos médicos que abrem um consultório enfrentam alguns desafios nessa tarefa. Isso porque, geralmente, esse profissional precisa se dedicar aos pacientes e ainda cuidar de toda administração da empresa.

Nesse cenário, alguns obstáculos são comuns, exigindo dedicação e atenção à certos pontos do gerenciamento da clínica. Com a intenção de ajudar você a minimizar problemas e aplicar ações que otimizem os processos financeiros, separamos algumas dicas de gestão financeira. Acompanhe!

1. Monitore o fluxo de caixa

Contabilizar todos os processos do consultório é fundamental para conhecer seu desempenho financeiro. Às vezes, orçamentos são ignorados, contas acumulam, planilhas ficam desatualizadas e, quando menos se espera, você perdeu o controle das entradas e saídas da clínica. Você não quer que isso aconteça, certo?

Então, registre todos os gastos, como repasse de consultas de outros profissionais, despesas com equipamentos e entre outras demandas do seu negócio. Essa ação também ajudará a evitar possíveis erros de fluxo de caixa.

Lembre-se de que é preciso anotar todos os pequenos gastos do dia a dia, pois isso possibilita uma noção completa de todo andamento das finanças. Além disso, mantenha o fluxo de caixa sempre atualizado a fim de obter uma análise mais eficiente dos lucros e investimentos necessários.

2. Conheça os principais processos de pagamento

Serviços prestados a operadoras de saúde necessariamente envolvem algumas burocracias. Um recebimento por uma consulta, por exemplo, é um processo financeiro que demanda sua atenção. Normalmente, é importante ter esse elemento bem delineado na clínica para evitar erros, perda de prazos e a não adequação aos ajustes de planos de saúde.

Além disso, nessa tarefa, o profissional que cuida do financeiro deve conhecer o funcionamento dos tipos de pagamentos, como cartões de crédito, parcelamentos e entre outras modalidades, e saber o que fazer em relação aos valores que entram e saem do consultório.

Desse modo, o gestor do negócio é capaz de avaliar todas as entradas financeiras e realizar um com controle de fluxo de caixa e avaliar as necessidades de adaptação ou modificação dos processos.

3. Não misture despesas da clínica com os gastos pessoais

Mais uma das boas práticas financeiras que impulsionam o faturamento do negócio envolve a separação dos gastos e ganhos da clínica com os pessoais.

Muitas vezes, no início da carreira, os médicos abrem seu consultório, mas acabam misturando as suas despesas e receitas. No entanto, isso prejudica o acompanhamento financeiro. Por isso, na hora de organizar as finanças, é importante separar cada valor.

Aqui, o mais recomendável é criar contas distintas, uma para pessoa jurídica e outra para pessoa física. Assim, os gastos da clínica podem ser gerenciados de forma real, sem possíveis alterações que influenciariam o excesso ou a falta de recursos.

4. Invista em uma boa equipe de trabalho

Para uma boa prática financeira, nada melhor que ter uma equipe preparada para administrar suas finanças, não é mesmo? Tanto em momentos positivos quanto negativos, um time capacitado é capaz de gerenciar seus lucros e despesas da forma mais eficiente possível.

Contratar bons profissionais para a gestão financeira também possibilita um maior sucesso da clínica, além de saberem lidar com situações de risco e problemas financeiros de maneira adequada, fazendo o melhor possível para seu negócio.

Se você já tem uma equipe formada, uma dica para implementar boas práticas financeiras é investir em treinamentos e cursos de capacitação. Isso permite que os funcionários fiquem atualizados sobre o segmento da saúde e aprendam as melhores práticas para administrar seu dinheiro.

Tenha em mente que nessa área há diversas transformações, principalmente com o advento da internet, como nos meios de pagamentos, em planos de saúde, ferramentas de trabalho, softwares e muito mais. Portanto, é importante se atentar a esses pontos e se adequar a qualquer exigência de órgãos de fiscalização, e às especificidade dos equipamentos utilizados no consultório.

Outro processo relevante é a otimização do controle financeiro. Hoje, muitas clínicas utilizam sistemas médicos que auxiliam nessa tarefa. Então, é fundamental ensinar seus colaboradores a preencherem da forma correta todos os campos e como devem usar esse recurso. Mas não se preocupe! Essas ferramentas, geralmente, são bem intuitivas e facilitam muito a administração do fluxo de caixa.

5. Conte com a ajuda de um contador

Abriu uma clínica, mas não consegue gerenciar a parte financeira e investir em uma boa equipe? Conte com o auxílio de um contador. Pedir ajuda profissional não é um problema, já que essa função pode ser desafiadora para os profissionais de saúde que precisam focar em seus atendimentos.

Portanto, essa ação funciona como um suporte para sua instituição ter mais segurança financeira e atingir seus objetivos de faturamento. Um contador também ajuda a manter a conformidade com todas as normas destinadas às atividades médicas.

Já pensou em não precisar lidar mais com aqueles processos burocráticos? Seria em sonho! Isso permite que o médico foque no que realmente importa: o cuidado dos seus pacientes.

6. Esteja atento à tributação

Prestar atenção em toda tributação é mais uma das boas práticas financeiras para sua clínica ou consultório. Isso porque a escolha do tipo de tributação ajuda a enquadrar seu negócio na melhor modalidade, pagando menos impostos e, ao mesmo tempo, mantendo-se em dia com o Fisco.

Nessa hora, há diversas situações que influenciam na tributação, como a quantidade de funcionários e o faturamento. Se atente também à legislação, que sofre alterações periódicas. Por isso, é preciso que a opção pelo regime tributário seja analisada sempre que possível. Para não se esquecer marque uma data na sua agenda anualmente para cuidar das questões mais engessadas ou que demandam uma atenção criteriosa.

7. Automatize os processos

Você já ouviu falar na automatização dos processos da clínica? Esse conceito surgiu para otimizar as tarefas dos profissionais e proporcionar mais agilidade na gestão. Por exemplo, atividades manuais como o preenchimento dos dados de um paciente passaram a ser feitas pelo computador, em um sistema único e integrado.

Com isso, é possível obter muitas vantagens, tanto para os pacientes quanto para os médicos. Veja algumas delas:

  • Maior produtividade da equipe;
  • Melhora na satisfação do paciente;
  • Diminuição da espera para o atendimento;
  • Redução de custos da clínica;
  • Aumento do número de pacientes.

Automatizar o controle financeiro, como o registro de todas as transações, também possibilita um ganho na eficiência do trabalho da secretária, bem como o aumento da receita do consultório.

Para isso, é possível contar com um software médico, uma ferramenta que integra dos dados da clínica e oferece funcionalidades como gestão financeira, marketing, prontuário eletrônico e muito mais!

Atualmente, aplicar boas práticas financeiras no seu negócio também inclui utilizar a tecnologia como sua aliada para a otimização da gestão médica. Assim, é possível eliminar diversas burocracias e obter um controle contábil mais eficiente e ágil, o que também reduz a possibilidade de erros.

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Carolina Sossai Cardoso
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