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8 dicas infalíveis de gestão de clínicas para médicos

Apenas quem tem sua própria clínica ou consultório médico sabe das responsabilidades ao assumir esse negócio. Os serviços a se realizar são diversos, além do atendimento ao público, propriamente dito. Contudo, certamente, a principal tarefa é a gestão de clínicas.

Essa responsabilidade inclui o planejamento, a execução e o controle dos setores financeiros, de marketing, da agenda e de áreas do administrativo que são fundamentais para garantir a lucratividade da empresa.

Se você tem dificuldades em gerenciar o seu consultório médico, saiba que não está sozinho. A boa notícia é que, para facilitar todo o processo, existem algumas ferramentas e dicas muito úteis para você aplicar no seu trabalho de gestão. Quer descobrir quais são elas? Continue a leitura e confira!

1. Utilize um software de gestão de clínicas

Já de início, podemos afirmar que contar com um sistema médico é a melhor escolha que você pode fazer. Esses sistemas automatizados são ferramentas desenvolvidas especialmente para facilitar e otimizar a rotina da clínica.

Entre os recursos disponíveis estão funcionalidades como o acompanhamento em tempo real de todas as entradas e saídas do financeiro, controle da agenda e até serviços de marketing, para atrair e fidelizar um maior número de clientes.

Conheça alguns dos recursos dessa ferramenta

prontuário eletrônico é mais uma das vantagens que você obtém ao contratar um software de gestão de clínicas. Essa ferramenta reúne e armazena todas as informações dos pacientes, que incluem histórico clínico, prescrições, doenças em tratamento e até imagens e vídeos de exames realizados.

Contar com um software médico completo que integra todos os seus serviços, evita gastos com a aquisição de programas independentes para cada área do seu consultório. Dessa forma, todas as informações necessárias estão armazenadas em um único sistema.

Ainda, se você se preocupa com a segurança de dados, pode ficar tranquilo! O software médico funciona de forma muito segura e mantém o sigilo dos dados da sua clínica, uma vez que o armazenamento em nuvem é protegido por login e senha e é extremamente robusto, o que impede por completo a invasão de vírus e spywares.

Ao deixar para trás o método de armazenamento tradicional, com muitos papéis, pastas e arquivos físicos na sala da secretária, você melhora o espaço na sua instituição de saúde e torna a sala de espera mais atrativa e leve.

Outro ponto positivo é a mobilidade. Você poderá acessar os dados administrativos do seu consultório ou dos pacientes de qualquer lugar — em casa, no trânsito, em viagens para congressos médicos. Basta ter conexão com a internet e realizar alguns cliques em seu smartphone, tablet ou computador.

2. Capacite os seus colaboradores

Para que a sua clínica ou consultório médico funcione bem, é essencial que toda a equipe de profissionais esteja alinhada com os objetivos do negócio e tenha um nível de capacitação compatível com as suas funções.

Assim, sua empresa sempre estará preparada para cumprir as tarefas diárias e lidar com os imprevistos que acontecerem. Quando cada funcionário conhece e domina o seu cargo, o trabalho fica bem organizado e o consultório funciona de forma ordenada.

Por isso, invista na capacitação e treinamento de todos os colaboradores. Um médico deve sempre se atualizar e participar de seminários e congressos da sua área para melhorar o atendimento clínico. Logo, esse conhecimento também é essencial para os funcionários, como secretárias. Afinal, são elas que lidam diretamente com os pacientes.

Além disso, o profissional responsável pelo gerenciamento da clínica pode participar de cursos sobre administração de negócios e empreendedorismo. Isso melhora o seu entendimento sobre essa área e otimiza sua atuação. As recepcionistas também podem receber treinamentos a fim de aprimorar o atendimento e torná-lo mais humanizado.

Todas essas informações sobre a capacitação dos funcionários podem ser compartilhadas por meio do site e das redes sociais da clínica ou ainda, ficarem expostas no próprio consultório, como no caso de certificados e diplomas. Isso mostra aos pacientes o quanto a sua equipe está preparada para atendê-los.

3. Organize o estoque e uso de materiais

Uma boa gestão de clínicas exige que você esteja sempre ciente das compras, dos produtos armazenados e da distribuição dos materiais. Assim, é possível evitar que esses recursos faltem e afetem o atendimento clínico.

Além disso, todos os profissionais devem prezar pela durabilidade dos recursos materiais e evitar desperdícios. Dessa forma, é possível reduzir gastos desnecessários, o que faz toda a diferença no seu caixa.

Portanto, estimule os profissionais a cuidar de móveis, equipamentos, aparelhos eletrônicos e outras ferramentas de trabalho. Ainda, elimine o papel do seu consultório. Isso traz ótimas vantagens para sua empresa e a torna mais sustentável.

4. Tenha controle sobre as despesas e receitas

Para gerenciar o fluxo de caixa da sua clínica de maneira adequada e com o controle de todos os procedimentos, é importante que você tenha alguns detalhes em mente.

Primeiramente, nunca misture os seus gastos pessoais com os do negócio, porque isso pode causar confusão e prejudicar completamente o setor financeiro. Portanto, é importante ter uma conta bancária separada, somente para o consultório. A partir disso, é possível delimitar o capital e controlá-lo com mais eficiência.

Além disso, liste as contas, os tributos e o salário dos funcionários e estabeleça uma data fixa para realizar tais pagamentos, monitorando o setor financeiro periodicamente e analisando cada fechamento mensal e anual.

5. Invista em marketing médico

Aplicar estratégias de marketing para conquistar pacientes ajuda o profissional de saúde a obter mais agendamentos e atrair visitantes na sua clínica. No entanto, essa tarefa é um desafio para qualquer empresa, principalmente aquelas com muitos concorrentes ou localizadas em grandes centros urbanos.

Nesse momento, não basta ter uma boa infraestrutura, um bom atendimento e uma equipe capacitada. É preciso divulgar os seus serviços. Para isso, o inbound marketing médico é um método muito eficaz que ajuda a manter os seus pacientes fidelizados e atrair novos. Geralmente, suas ações são desenvolvidas com base no seu público-alvo de modo a despertar seu interesse pelo seu serviço e criar uma boa imagem do consultório.

Uma de suas estratégias é o e-mail marketing, uma ferramenta que tem o objetivo de estabelecer uma comunicação com os pacientes e tornar o médico uma autoridade na sua área.

6. Integre os processos

Como explicamos, o uso de um software médico permite a integração das informações, facilitando a gestão de clínicas. Por isso, essa dica é muito importante. Com todos os serviços integrados, os colaboradores são mais produtivos e os médicos têm sua agenda organizada, bem como um melhor controle sobre seus atendimentos.

Além disso, essa mudança permite que a clínica identifique seus erros no momento em que ocorrem, reduzindo seus impactos. Ainda, os benefícios dessa integração não param por aí. Você também pode ampliar o controle do fluxo de caixa e evitar perdas de documentos físicos.

7. Automatize a confirmação de consultas

Provavelmente, você já enfrentou problemas com as faltas dos pacientes, não é mesmo? Isso é algo muito comum na área da saúde e as causas são diversas. Muitas vezes, esses indivíduos esquecem da consulta, têm imprevistos e não compreendem sobre a importância de cancelar ou reagendar.

Diante disso, uma ferramenta que otimiza a gestão de clínicas e melhora essa tarefa é a confirmação de consulta automática. Esse recurso permite o envio de lembretes com antecedência para os pacientes. Geralmente, eles são enviados por meio de um e-mail, SMS ou mensagem no WhatsApp. Assim, o paciente pode responder na hora que estiver disponível.

Dessa forma, as secretárias não precisam ligar para cada pessoa para confirmar a consulta, o que também impede ligações no meio de reuniões e outros compromissos dos pacientes. Sendo assim, a clínica evita o absenteísmo e obtém um melhor controle da agenda médica.

8. Dê feedbacks aos funcionários e peça aos pacientes

Para a gestão de clínicas, ter um feedback é essencial. Afinal, ele ajuda a saber se os seus esforços estão voltados para o caminho certo. Então, conhecer a opinião dos pacientes sobre o atendimento e a dinâmica da sua clínica ou consultório médico é indispensável. Além disso, a avaliação dos funcionários também é importante, especialmente em relação aos assuntos internos.

Para melhorar esse ponto, coloque na recepção uma urna com papel e caneta para que seus pacientes e funcionários deixem sugestões, elogios ou reclamações. Crie também enquetes nas redes sociais ou disponibilize o e-mail da clínica para receber opiniões. Assim, você avalia o desempenho do seu serviço e identifica quais pontos precisam ser melhorados.

Agora que você conhece diversas dicas sobre gestão de clínicas, aplique-as na sua instituição de saúde a fim de conquistar novos pacientes e aumentar seus lucros. Ainda, conte com a tecnologia para otimizar os processos e melhorar o controle financeiro da sua empresa.

Gostou das dicas deste artigo? Então conheça mais sobre nosso sistema médico e como ele pode beneficiar as atividades do seu consultório acessando o infográfico abaixo!

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Sobre o Autor

Everton Gonçalves
Everton Gonçalves

Co-Fundador da 4Medic, especialista em gestão para clínicas e consultórios.

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