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Aprenda a ser uma ótima recepcionista de clínica e fidelize mais pacientes

Na maioria das vezes o primeiro contato do paciente com a clínica não é através do profissional de saúde. Provavelmente existirá alguém entre a chegada e o atendimento que irá recepcioná-la, realizar seu cadastro, tirar suas dúvidas, receber o pagamento, além de diversas outras atividades.

E você acha que recepcionar os pacientes em uma clínica é uma tarefa fácil? Nem sempre é tão simples atender uma pessoa como ela gostaria e ainda garantir a sua satisfação.

É papel de uma recepcionista de clínica realizar seu trabalho de modo a garantir qualidade no atendimento e o conforto do paciente no ambiente médico.

Além disso, as secretárias são o primeiro contato que um paciente tem com sua clínica ou consultório. Logo, é fundamental causar uma boa impressão.

Uma postura inadequada, um tratamento equivocado e uma linguagem grosseira são apenas alguns elementos que prejudicam a imagem da empresa, assim como a retenção do seu público-alvo.

Por isso, algumas qualidades e características são essenciais para ser uma excelente recepcionista de clínica.

Acompanhe este artigo e aprenda a realizar um ótimo trabalho e se destacar como uma excelente recepcionista!

Como ser uma boa recepcionista de clínica

Assim como todo cargo de atendimento ao cliente, saber quais habilidades e ter algumas qualidades específicas são essenciais para o sucesso.

Hoje, muitos negócios já sabem que contar com uma recepcionista de clínica capacitada é capaz de transformar os resultados da clínica. Para ajudar você nesse momento, selecionamos algumas dicas para realizar esse trabalho da melhor forma. Veja só!

Seja organizada

A organização é um dos principais pontos para realizar um trabalho eficiente. Imagine se o paciente chega no consultório pela primeira vez e você confunde os papéis, não sabe onde deve incluir certos dados ou a organização da sala de espera está totalmente bagunçada?

Isso não é legal, tanto para a clínica quanto para a pessoa que deseja um atendimento médico. Essa atitude acaba impactando também na impressão que o paciente tem do local.

Por isso, mantenha seu ambiente de trabalho bem organizado para demonstrar cuidado e atenção com a recepção.

Estude sobre a área da saúde

Mesmo que você realize um bom trabalho como recepcionista de clínica, é importante entender um pouco sobre as temáticas da área médica. Principalmente, sobre a especialidade da clínica.

Lembre-se que você está lidando diariamente com termos médicos que fazem parte do seu trabalho. Por exemplo, um paciente pode fazer uma pergunta sobre algum tratamento específico que o profissional de saúde da clínica realiza e se você não souber responder, pode passar a impressão errada.

Então, dedique um tempinho do seu dia para aprender e se aprofundar em alguns assuntos da clínica em que você trabalha. Você pode acessar os conteúdos do site do CFM (Conselho Federal de Medicina).

Desse modo, é possível promover um atendimento de qualidade e que satisfaça as pessoas que buscam por uma consulta.

💡 Leia também:Atendimento Humanizado: como adaptar sua clínica e quais os benefícios

Seja paciente

“A paciência é uma virtude dos verdadeiros sábios.”

Apesar de muitos consultórios terem uma rotina corrida de atendimentos, é fundamental que a recepcionista de clínica seja paciente ao realizar seu trabalho e conversar com as pessoas.

O atendimento é uma das funções desempenhadas pela recepcionista e é preciso lidar com diferentes tipos de indivíduos, desde os mais estressados até os mais tranquilos. Além disso, nem sempre estamos em um dia bom e 100% feliz, certo?

Isso é um fator comum na área da saúde, principalmente. Afinal, em alguns casos, os pacientes podem estar nervosos ou tensos com procedimentos clínicos, tratamentos ou até mesmo medo de enfrentar um médico e ouvir como está a sua saúde.

Além disso, traumas ou transtornos psicológicos, como Síndrome do Jaleco Branco, podem ser gatilhos para estados de estresse. Então, não leve para o lado pessoal.

Sabendo que esse é um ambiente de cuidado e vulnerabilidade, exercite sua paciência e atenção ao paciente, sempre buscando ajudar e compreender aquelas pessoas que passam pela clínica.

Tenha uma boa comunicação

Se comunicar é mais uma das principais qualidades para ser uma excelente recepcionista de clínica.

Ter uma linguagem clara e objetiva é essencial no segmento da saúde para que o paciente não fique com dúvidas sobre um determinado procedimento. Então, na hora de realizar um agendamento de consulta, procure deixar a pessoa confortável e passe todas as informações necessárias para orientá-la.

Lembre-se também que você precisará lidar com pessoas de diferentes faixas etárias e condições sociais. Por isso, evite palavras difíceis e gírias.

Nos casos em que você precisa responder uma mensagem, e-mail ou conversa no WhatsApp da clínica, procure escrever corretamente e evitar erros ortográficos. Isso ajuda a passar uma boa impressão para a empresa, além de ter clareza nas palavras, evitando questionamentos.

Seja cordial

A cordialidade é uma qualidade essencial no dia a dia de clínicas e consultórios médicos. Ela representa simpatia e gentileza — características que ajudam a melhorar o atendimento e deixam o paciente mais confortável.

Se você já trabalha como recepcionista de clínica, provavelmente, já atendeu pessoas que estavam irritadas ou insatisfeitas com algum processo, certo? Se você tentar ser cordial, é possível reverter essas situações e lidar melhor com o caso.

Portanto, mantenha-se no controle da situação e seja gentil para lidar com diferentes tipos de pacientes.

Gostou dessas dicas para atender os pacientes de forma mais adequada? A seguir, descubra uma ferramenta que pode potencializar o trabalho da recepcionista de clínica e aumentar o faturamento do seu negócio.

recepcionista de clínica segurando papéis

Importância de um software médico para recepcionistas de clínica

Atualmente, a tecnologia está em todos os lugares, não é mesmo? Por exemplo, você pode estar lendo esse conteúdo por meio do seu celular. Ainda, vemos diversas empresas usando aplicativos de mensagens, sistemas de gestão e ferramentas que facilitam o dia a dia de trabalho.

Na área da saúde, isso também é aplicado. Os softwares médicos, por exemplo, atuam como um otimizador do serviço oferecido por clínicas e consultórios.

Isso porque essa ferramenta conta com prontuários eletrônicos, agenda online, recursos para marketing médico, certificado digital e muito mais!

Além desses facilitadores, existem as vantagens de utilizar a tecnologia, como:

A partir disso, a recepcionista consegue automatizar os processos e focar mais no trabalho de atender os pacientes. Vale ter em mente que é comum que a secretária da clínica também realize outras funções que envolvem a gestão do local, cadastros etc.

Portanto, é importante que a recepcionista de clínica seja capaz de realizar seu trabalho com eficiência, qualidade e facilidade, centralizando tudo que ela precisa em um único sistema.

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Sobre o Autor

Carolina Sossai Cardoso
Carolina Sossai Cardoso

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