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Atendimento automatizado: 5 dicas para aplicá-lo na sua clínica médica

Investir em meios que encantam os pacientes e trazem inovação é uma estratégia para as clínicas e consultórios se diferenciarem em um mercado tão competitivo, como o da saúde. Para isso, ter um atendimento automatizado pode ser um ótimo ponto de partida.

Quando o assunto é automatizar os processos, muitos profissionais ficam perdidos e não sabem por onde começar. Outros ainda pensam que essa é uma tarefa muito complicada. No entanto, esse processo pode ser realizado com o auxílio da tecnologia, que o torna muito mais simples e eficientes.

Além disso, a automação do atendimento pode trazer muitos benefícios para uma empresa, tanto para os pacientes quanto para a gestão. Então, continue lendo e confira algumas dicas para aplicá-lo em sua clínica!

Saiba o que é atendimento automatizado

Basicamente, o atendimento automatizado significa contar com ferramentas tecnológicas que otimizem o dia a dia de uma instituição de saúde. Esse recurso melhora a produtividade e oferece mais dinamismo à rotina dos funcionários.

Quando as tarefas das clínicas são feitas sem o uso da tecnologia, os processos são mais demorados, podendo haver atrasos e estar sujeito a falhas.

Além disso, o atendimento automatizado também auxilia no relacionamento com os clientes. Uma de suas funcionalidades é lembrar uma consulta de um paciente por meio do envio de uma mensagem de SMS ou WhatsApp, por exemplo.

Entenda a diferença entre o atendimento automatizado e o humanizado

É importante deixar claro que o atendimento humanizado e o automatizado não são iguais. Eles são diferentes estratégias para sua clínica, mas que se complementam. Isso porque não adianta você investir em um atendimento personalizado aos seus pacientes, se na hora de agendar uma consulta esse procedimento for feito apenas por ligação ou pessoalmente.

Esse problema pode comprometer a credibilidade do negócio. Portanto, é interessante apostar nos dois modelos para garantir os melhores resultados.

Confira os benefícios do atendimento automatizado

O atendimento automatizado traz diversas vantagens para os profissionais da área da saúde, principalmente quando falamos de produtividade e redução de custos. Você pode ter mais ideia de como ele funciona pensando nas tarefas do dia a dia do seu negócio que são realizadas de forma manual.

Nesse momento, podemos pensar na confirmação de consultas, por exemplo. Como citamos acima, a automação no atendimento pode facilitar essa atividade e obter melhores resultados para a clínica. Isso porque, muitas vezes, os pacientes não podem atender uma ligação de confirmação de consulta. Então, uma mensagem pode ser um método mais simples e fácil para ele responder e conversar com a recepcionista sobre seu horário de atendimento.

Além disso, a secretária da sua clínica acaba perdendo muito tempo ligando para cada paciente na intenção de realizar uma confirmação. Por isso, o atendimento automatizado é uma ferramenta que otimizará esse trabalho. Assim, a profissional terá mais tempo para dedicar-se em atividades mais importantes, como recepcionar os pacientes da melhor forma.

Ainda, é importante ter em mente que a rotina de um consultório médico é bastante atribulada. Por isso, contar com a tecnologia é fundamental. Veja alguns dos benefícios que automatizar o atendimento pode proporcionar:

  • Confirmação de consultas por e-mail, WhatsApp ou SMS;
  • Agendamento online;
  • E-mail marketing;
  • Prontuário eletrônico;
  • Melhor controle dos atendimentos.

Conheça 5 dicas para aplicar o atendimento automatizado na sua clínica

A implementação de um atendimento automatizado, bem como o humanizado, deve ser um processo constante na clínica médica. A seguir, explicaremos algumas formas para você implementá-lo em seu negócio. Acompanhe!

1. Ofereça diversos canais de atendimento

Geralmente, muitos gestores de clínicas e consultórios relatam que os pacientes enfrentam dificuldades para agendar consultas. Isso ocorre porque a maioria das pessoas tem uma rotina corrida, o que as impedem de fazer uma ligação no período comercial para agendar um horário.

No entanto, quando uma empresa da área da saúde decide investir em tecnologia e apostar em diferentes canais de atendimento, essa situação se transforma. De acordo com uma pesquisa, o envio de mensagens automatizadas de SMS reduz consideravelmente as faltas dos pacientes. Além de ser uma prática menos invasiva, ela diminui custos e garante a entrega.

Portanto, ter diversos canais de atendimento sua clínica oferecer, como WhatsApp e e-mail, pode garantir um maior número de consultas. Ainda, se um paciente não consegue comparecer em um determinado dia, ele pode avisá-lo com facilidade, sem precisar ligar ou ir até o local.

Essa prática também facilitará o dia a dia da secretária, que terá mais tempo livre para realizar outras funções. Lembre-se que, atualmente, as pessoas estão em diversas redes sociais, por isso, é interessante ter vários meios de comunicação para falar com seu público. Assim, seu negócio consegue atender todos os tipos de clientes e pode captar pacientes de mídias que seus concorrentes não estão presentes.

2. Conheça seu público

Outro passo importante antes de implementar o atendimento automatizado, é conhecer bem o seu público. Afinal, a intenção é oferecer a esses indivíduos uma experiência de atendimento ainda mais satisfatória.

Além disso, é necessário ter cuidado, pois, não adianta investir em uma solução tecnológica que não será bem aceita pelos seus pacientes. Então, os gestores podem começar fazendo perguntas e conversando com seus clientes para entender melhor como eles usam a tecnologia — como as redes sociais.

Você também pode analisar a rotina de atendimento no seu consultório, observando as principais formas que os pacientes chegam até sua clínica, os dias que há mais demanda de consultas e entre outras informações.

A partir desse conhecimento, ficará mais fácil pensar em quais processos do atendimento podem ser automatizados e quais soluções funcionam melhor para a rotina do seu negócio.

3. Envie lembretes das consultas

Após conhecer e entender o seu público, você consegue definir com mais precisão quais meios de comunicação eles estão presentes para enviar lembretes das consultas. Esse modelo de atendimento automatizado pode agilizar diversos processos da sua clínica.

Além disso, ele é muito importante para garantir a presença do paciente, evitar horários vagos e ainda, manter a saúde financeira da empresa.

Outro processo relevante é melhorar a comunicação com seu paciente para que ele entenda a importância de avisar quando faltará ou realizar a confirmação antecipada da consulta. Existem diversas razões para que os clientes não compareçam no horário combinado, como esquecimento ou imprevistos.

Sabendo disso, a ideia de enviar lembretes de confirmação otimiza o atendimento e não sobrecarrega as secretárias. Nesse momento, é possível contar com ótimas soluções tecnológicas que incluem com essa funcionalidade, além de várias outras.

4. Elimine o papel na sua clínica

Outra dica para implementar o atendimento automatizado na sua instituição de saúde é aderindo à sustentabilidade. A redução da papelada e o investimento em tecnologia, ajuda a tornar os processos mais ágeis. Um recurso interessante, nesse momento, é o prontuário eletrônico.

Com ele, os profissionais de saúde contam com uma ficha do paciente, mas em formato digital. Para isso, basta incluir as informações da pessoa em um software médico que armazena esses dados na nuvem. Assim, seu negócio também consegue reduzir gastos para armazenar papel, bem como com impressões, folhas, tintas etc.

O prontuário permite que o médico monitore todas as informações dos pacientes. Além disso, essa ferramenta possibilita a integração dos dados da sua clínica, facilitando os processos na hora do atendimento.

5. Invista em tecnologia e inovação

Como você pôde perceber, a tecnologia é uma grande aliada dos profissionais de saúde. Ela ajuda a otimizar as atividades da clínica, reduz custos e garante a segurança da informação.

Atualmente, devido à transformação digital, muitos negócios precisam investir em soluções tecnológicas para se destacarem no mercado e atrair mais pacientes. Por isso, o software médico é uma solução. Além dessa ferramenta contar com diversas funcionalidades, ela auxilia na gestão da clínica.

Portanto, procure implementar o atendimento automatizado com o humanizado para garantir melhores resultados. Com isso, você garante um maior retorno dos pacientes, consequentemente, mais lucro. Ainda, oferecer recursos que facilitam a consulta faz com que mais pacientes saiam satisfeitos da sua clínica, melhorando a sua credibilidade.

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Carolina Sossai Cardoso
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