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Como enfrentar os maiores desafios da gestão de clínicas médicas

A gestão de qualquer tipo de empresa não é um percurso fácil, vários desafios estão envolvidos no processo e é extremamente importante que o profissional se posicione para enfrentá-los e seja estratégico para que os mesmos problemas não voltem a se repetir. Pensar a frente evita certos imprevistos antes que os mesmos aconteçam.

Esses desafios  também atingem gestores de clínicas e consultórios médicos, porém os pontos que podem ficar difíceis são um pouco diferentes da administração de outros negócios, por isso vamos ajudá-los a identificar o que pode estar dando errado e quais são as melhores soluções para que a sua rotina de trabalho seja eficiente e otimizada.

Organização e controle eficiente de agenda

Uma agenda superlotada e desorganizada pode comprometer todo o fluxo de trabalho de uma clínica, isso impacta diretamente nos atendimentos e pode prejudicar muito a reputação do espaço.

Além disso, se os responsáveis pelo atendimento não se comunicarem com os pacientes os agendamentos podem virar uma grande dor de cabeça que irá resultar em faltas – o que gera muita perda financeira e tempo ocioso para os médicos.

Como resolver?

Esse problema é mais comum do que parece, mas precisa ser levado muito a sério.

É imprescindível que a equipe  trabalhe em conjunto para a organização da agenda e que haja uma boa comunicação com os pacientes.

Uma solução que pode transformar a administração da clínica é adotar o uso de uma agenda eletrônica, essa prática é muito útil e vai te ajudar a compartilhar todos os seus compromissos com os outros colaboradores, para que os mesmos possam observar e sistematizar o fluxo de atendimentos.

Com a adaptação para um sistema online, além de maior organização, você também melhora a rotina de trabalho dos funcionários, estes terão mais tempo para outras atividades, já que é muito menos trabalhoso trabalhar com um sistema do que controlar várias agendas.

Outra medida que vai ajudar é a confirmação de consultas, independente do método utilizado, é um hábito que vai fazer com que as faltas sejam reduzidas, dessa forma você economiza tempo e dinheiro: o absenteísmo é um dos maiores problemas enfrentados pelos médicos nos dias de hoje.

Gerenciar finanças

O financeiro de uma empresa é provavelmente uma das partes mais importantes dentro da administração, afinal de contas o dinheiro é que vai fazer com que todos os outros recursos funcionem adequadamente.

A falta de um caixa positivo ou economias reservadas podem levar sua clínica a falência e isso é gravíssimo, por isso é necessário encontrar a melhor solução para que tudo se resolva.

Como resolver?

Administrar um fluxo financeiro não é uma tarefa simples, é necessário saber tudo que entra e sai do caixa, todas as despesas, margem de lucro e outros dados que são fundamentais para uma boa administração.

Organização é a peça chave quando se fala de cuidar das finanças, é fundamental fazer uma métrica de todos os recursos que estão disponíveis e fazer certa economia para que este dinheiro seja utilizado para bons investimentos no futuro.

Isso fará com que a sua clínica cresça e melhore, uma boa educação financeira é indispensável.

Outro hábito que pode ajudar muito é separar suas contas pessoais das contas particulares, isso irá melhorar a organização e fazer com que a gestão financeira seja mais prática.

Administração dos dados

O dia a dia de uma clínica pode ser muito tumultuado, são inúmeras informações (receituários, prontuários, exames, etc) para processar e às vezes isso pode acabar saindo fora de controle, o que acaba gerando desorganização e afetando o trabalho do médico e demais funcionários.

Como resolver?

Uma das melhores estratégias que você pode adotar para acabar com essa dor de cabeça é centralizar todos esses dados em um lugar só, dessa forma fica tudo mais organizado e dinâmico.

Isso pode ser feito com a implementação de um software para tomar conta das informações ou algum outro método que ajude a deixar a rotina mais prática.

Comunicação e atendimento humanizados

Além de ter um serviço de qualidade, você precisa oferecer um ótimo padrão de atendimento, desde o agendamento da consulta até a data da mesma.

Atendimento ruim ou um ambiente desagradável e tenso pode destruir a experiência de quem está indo se consultar pela primeira vez, isso faz com que a pessoa não queira mais retornar e é algo que pode prejudicar muito a reputação da empresa.

Atitudes como grosseria, atraso e atendimento apático são alguns fatores que irão influenciar diretamente na impressão do paciente sobre o lugar, que deve estar sempre sempre limpo, organizado e aconchegante.

Outra coisa que pode atrapalhar o processo é a falta de comunicação ou uma comunicação mal feita, uma informação errada pode ter um efeito negativo no tratamento do paciente e isso é inadmissível.

Como resolver?

É um processo que envolve treinamento e dedicação. É importante que os funcionários que trabalham na clínica criem uma boa relação com os pacientes, deixando o ambiente confortável, para que as pessoas se sintam a vontade e que a tensão de estar em um consultório médico (sentimento comum) possa ser amenizada.

Além dos colaboradores bem treinados, é essencial que você também tenha em mente que o relacionamento mais importante ali dentro é o do médico com o paciente.

Escute a pessoa que está ali, ouça as dores dela e faça o possível para mostrar empatia, dedique-se a fazer um ótimo atendimento, mostre que está disposto a ajudar e seja o mais profissional possível. Isso fará com que a confiança do paciente aumente ainda mais e ele com certeza irá querer retornar e te indicará para os outros.

Oriente seus funcionários a criarem uma boa comunicação com todos, é importante que as informações sejam claras para que não haja erros.

Otimize seus processos

Todos os processos que envolvem a gestão clínica podem ser conduzidos com a integração de um software médico, além de ter um baixo custo, ele vai ajudar a administrar tudo o que você precisa.

Nele é possível encontrar agendamento, prontuário eletrônico, financeiro e outros recursos que irão trazer praticidade e um desempenho muito melhor para o seu consultório.

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