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Sofre com buracos na agenda médica? Veja como evitá-los!

Uma situação que vemos em muitas clínicas e consultórios são os buracos na agenda dos profissionais. São aqueles espaços entre uma consulta e outra que, geralmente, aconteceram por causa das faltas dos pacientes.

O problema é que esse acontecimento prejudica todo o faturamento do negócio, bem como a rotina do médico. O ideal é que o consultório tome as medidas certas para evitar os buracos na agenda. Mas afinal, como resolver isso?

Essa tarefa pode ser um desafio para as secretárias e profissionais de saúde, porém pode ser evitada de diferentes formas.

Então, conheça 8 dicas para você acabar com os furos na agenda na sua clínica sem prejudicar o faturamento.

1. A importância do comprometimento

Se você costuma se deparar com buracos na agenda médica, fica claro que não há um comprometimento por parte dos seus pacientes, certo?

Por mais que isso seja algo difícil de lidar, há uma forma simples de garantir a presença das pessoas. Para isso, peça para seus pacientes, de maneira agradável e na hora do agendamento, o seu compromisso.

Isso não chateará a pessoa, principalmente, se a secretária estiver treinada para fazer isso de maneira assertiva, por meio de respostas como:

“Marcamos para o dia 10, certo? Caso não conseguir vir, pedimos que nos avise com antecedência para que possamos remarcar a consulta.”

“Enviamos sempre uma mensagem de confirmação no WhatsApp para lembrar do dia da consulta. Se puder responder para confirmarmos próximo ao dia, agradecemos”

A partir de uma comunicação clara e certeira, é possível fazer com que seu paciente marque presença no dia agendado, sem prejudicar a agenda médica.

De forma educada, é possível mostrar que a pessoa deve ter comprometimento, enquanto, é sugerido que é sua responsabilidade avisar caso precisar se ausentar à consulta.

2. Automatize a confirmação de consultas

Acima citamos sobre uma mensagem no WhatsApp de confirmação de consultas, certo? Se você está se perguntando como fazer isso, vamos explicar!

As confirmações automáticas têm um grande papel em evitar buracos na agenda do profissional de saúde. Geralmente, elas são realizadas por softwares médicos que contam com essa funcionalidade. Com isso, basta ter alguns dados do paciente, inserir na ferramenta e, com um simples clique, a mensagem é programada para ser enviada.

Assim, as secretárias mantém o controle da agenda médica e sabe quais pacientes vão faltar ou não. Caso alguém desmarque a consulta antecipadamente, elas também encaixar outros pacientes no lugar.

Assista ao vídeo e veja porque é importante fazer confirmações de consulta!

3. Tenha um relacionamento com os pacientes

Será que sua clínica e seus profissionais têm a prática de criar um relacionamento com seus pacientes? Essa é uma ação muito importante que ajuda a evitar buracos na agenda.

Além disso, o relacionamento com os pacientes trata-se de uma estratégia para fidelizar pacientes e garantir o faturamento do negócio.

Hoje, é fundamental aplicá-la nas clínicas e consultórios porque, devido ao grande acesso à informação, os pacientes têm outros comportamentos em comparação com anos atrás. Eles se tornaram mais exigentes e buscam uma boa relação com seus médicos.

Por isso, evite comunicações rasas entre o médico e pacientes na clínica e foque todos os seus esforços nesses indivíduos que visitam e marcam consultas na clínica.

Caso os pacientes não se sintam bem recepcionados e com uma boa impressão do local, é comum procurarem por atendimento em outros lugares.

4. Humanize o atendimento da sua clínica

O atendimento humanizado visa a assistência às necessidades dos pacientes. Ele não foca apenas no problema de saúde ou doença, mas sim na pessoa.

Para aqueles que desejam evitar buracos na agenda, essa é uma ótima estratégia. Afinal, é comum pacientes ficarem inseguros para saber como anda um tratamento ou diagnóstico, por isso, tratá-lo com atenção e de modo acolhedor, é fundamental para o paciente se sentir bem e comparecer nas consultas.

Portanto, os serviços da clínica devem ser planejados pensando no bem-estar dos seus pacientes.

Veja alguns benefícios do atendimento humanizado:

  • Fideliza os pacientes;
  • Otimiza a imagem da sua clínica;
  • Melhora o relacionamento.

atendimento humanizado na clínica

5. Seja empático

Quando vamos a um estabelecimento e somos tratados com gentileza e empatia, nos sentimos bem atendidos e, em alguns casos, isso leva a pessoa a comprar naquela loja.

Essa situação é muito similar em clínicas e consultórios médicos. Isso porque quando o paciente é tratado com empatia, tanto pelos médicos quanto pelas recepcionistas, ele se sente mais confortável em frequentar o local.

Isso também transforma a forma como ele enxerga a clínica e ajuda a estabelecer um vínculo maior entre médico e paciente.

Você também pode oferecer algo para o paciente, que pode ser um brinde ou até uma gentileza. O segredo é que, quando ganhamos um “mimo” ou seja, um presente, nos sentimos na obrigação de retribuir. O marketing usa desse recurso com frequência.

Desse modo, você pode criar campanhas ou implementar ações para o paciente se sentir bem recepcionado, como comidinhas de café da manhã para as pessoas comerem após tirar sangue, por exemplo, dar brindes como canetas, chaveiros e incentivar doações a partir de ações internas e entre outras.

6. Tenha uma lista de espera

A lista de espera é uma ótima solução quando há buracos na agenda dos profissionais de saúde. Com ela, a secretária pode entrar em contato com pacientes que estavam aguardando uma consulta e ocupar o lugar vago na agenda.

Atualmente, existem sistemas de gestão médica que automatizam esse processo por meio da sala de espera virtual. Desse modo, o atendimento é mais ágil e o consultório tem maior controle sobre o fluxo de pacientes.

7. Capacite o profissional de atendimento

Se você é um gestor de clínicas, por acaso já treinou suas recepcionistas para atender seus pacientes da forma correta?

Mas, existe forma correta? Aqui, não queremos estabelecer regras, no entanto, um fator de grande importante é o atendimento e ele deve ser realizado com qualidade.

Sem isso, o paciente pode desistir de consultas, se sentir mal atendido e não voltar para futuros agendamentos e ainda realizar uma propaganda boca a boca negativa sobre seu consultório. Você não quer isso, certo?

Por isso, o ideal é contratar boas secretárias e capacitar aquelas que já realizam esse trabalho no seu negócio. Dessa forma, os pacientes serão bem atendidos e direcionados desde do primeiro contato com a clínica e até o pós-consulta.

8. Utilize um software médico para evitar buracos na agenda

A transformação digital na saúde trouxe grandes tecnologias para esse setor que mudaram muitos processos. Hoje, existem várias ferramentas que otimizam a administração, o atendimento e a agenda médica das clínicas e consultórios.

Esses recursos também melhoram o atendimento aos pacientes, proporcionam vantagens competitivas e integram os setores do negócio.

Geralmente, a agenda médica é parte de um software médico, além de muitas outras funcionalidades, como prontuário eletrônico, controle de estoque, teleconsulta e muito mais. Logo, com essas vantagens, fica muito mais fácil evitar buracos na agenda.

Além de tudo, outros benefícios dessa tecnologia incluem:

  • Melhorias no gerenciamento financeiro;
  • Acessibilidade e comodidade por meio das consultas online;
  • Automatização na hora da realizar uma prescrição de receitas;
  • Organização dinâmica e inteligente das agendas.

Portanto, os buracos na agenda são desafios de muitos médicos, mas como você viu neste artigo, existem muitas ações que transformam esse cenário e garantem a presença dos pacientes. Como resultado, o seu faturamento se mantém positivo e não prejudica o futuro do negócio.

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Sobre o Autor

Carolina Sossai Cardoso
Carolina Sossai Cardoso

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