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Fluxo de caixa: os maiores erros na administração financeira de consultórios

Saber gerenciar o fluxo de caixa é fundamental para o sucesso de uma clínica ou consultório. Ele é um instrumento de planejamento e controle financeiro e seu objetivo é apurar e projetar o saldo disponível para que a empesa tenha sempre capital de giro.

No início, é normal o empreendedor encontrar algumas dificuldades para elaborá-lo, mas logo ele se adaptará e notará o potencial dessa ferramenta. No entanto, algumas imprecisões são bastante comuns na hora de estruturá-lo, principalmente porque os gestores podem fazer as escolhas erradas, seja pelo desconhecimento da área financeira ou inexperiência.

A fim de evitar qualquer problema na tomada de decisões, acompanhe os maiores erros na administração financeira de um negócio e descubra algumas dicas para preveni-los.

Entenda a importância do fluxo de caixa para as clínicas e consultórios

O fluxo de caixa é o movimento de entradas e saídas de dinheiro do caixa da empresa. Essa ferramenta possibilita ao empresário ter uma visão do presente e do futuro do negócio. Ainda, sua função de avaliar a disponibilidade de caixa e a liquidez da empresa faz com que o gestor consiga antecipar algumas decisões importantes, como:

  • Planejamento de investimentos;
  • Redução de despesas sem o compromisso de lucro;
  • Organização de promoções a fim de eliminar itens do estoque;
  • Negociação para uma dilatação de prazo com fornecedor;
  • Planejamento de solicitação de empréstimos, entre outras.

Além disso, ela é útil para ajustar preços para os pacientes, criar programas de fidelidade e avaliar a possibilidade de conceder um aumento aos colaboradores da clínica.

Conheça os maiores erros de fluxo de caixa

Tendo em vista a sua importância, confira os maiores erros no fluxo de caixa que você pode estar cometendo e garanta uma melhor organização dos gastos do seu consultório.

Não atualizar o fluxo de caixa

A atualização das movimentações de capital que entra e sai do negócio deve ser uma atividade periódica. Por isso, é essencial que o empresário não a deixe de lado. Mesmo que ele tenha um dia corrido ou sofra com a falta de tempo, é essencial encontrar uma forma de atualizá-las.

Nesse momento, é necessário monitorar o fluxo de capital da clínica ou consultório, anotando todos os lançamentos anuais, mensais e diários. Dessa forma, é possível identificar com facilidade e antecedência qualquer problema ou riscos financeiros.

Esquecer de categorizar as receitas e despesas

Outro erro bastante comum é não classificar, separadamente, as despesas e receitas. Cada entrada e saída de capital é diferente da outra. Por isso, ao diferenciá-las o empreendedor garante uma melhor organização e controle financeiro do negócio. Isso também permite que ele trace melhores estratégias a fim de reduzir custos.

Lançar dados errados

Na hora de documentar as movimentações de capital da empresa, é fundamental ter muita concentração e dedicação. Qualquer distração pode comprometer o fluxo de caixa e fazer o com que o profissional anote um dado financeiro errado. Portanto, tenha sempre muito cuidado e foque na melhor organização financeira possível.

Misturar as contas da empresa com as contas pessoais

Muitas clínicas e consultórios possuem sócios que trabalham no local. Ao mesmo tempo que eles recebem os valores pelos seus trabalhos, recebem os rendimentos da participação societária. Isso pode gerar o erro de misturar as contas pessoais e empresariais. Com isso, há maior possibilidade de confundir as finanças e prejudicar a administração da empresa.

Além disso, esses dados conjuntos dificultam a verificação das dívidas e lucros da clínica. Por essa razão, o ideal é ter contas bancárias diferentes, determinar a retirada mensal de cada membro (pró-labore), efetuar os reembolsos e registrar os investimentos. Assim, o médico também terá um melhor controle de suas finanças pessoais.

Isso tudo pode parecer simples, mas um bom fluxo de caixa deve ser feito com muita atenção e profissionalismo. Com isso, é possível evitar qualquer erro na administração financeira.

Não utilizar o fluxo de caixa para tomar decisões

A forma como o fluxo de caixa é utilizado também é importante para o gerenciamento de uma clínica. Esse instrumento contábil contém diversas informações valiosas sobre ela. Ao analisá-las corretamente, os profissionais conseguem ter uma visão mais clara e precisa dos processos empresariais. Com esse método, é possível tomar melhores decisões.

Dessa forma, procure sempre utilizar o fluxo de caixa para posicionar-se sobre qualquer assunto. Como essa ferramenta permite compreender detalhadamente as movimentações financeiras da clínica, ela facilita a prevenção de erros e consequentemente, melhora a gestão.

Não contar um software para auxiliar na gestão

Atualmente, os negócios que fazem anotações financeiras em papéis, agendas ou cadernos tem maiores chances de prejudicarem a sua administração e ficarem para trás da concorrência. Isso porque, ao serem feitas dessa forma, os processos tornam-se mais lentos e o risco de erro é maior — o que também afeta a produtividade da equipe.

Uma boa administração é feita com o auxílio da tecnologia. Um exemplo disso é o uso de um software médico que possibilita o gerenciamento automatizado das clínicas e consultórios. Com ele, é possível garantir uma organização financeira rápida e eficaz. Se você deseja investir nesse recurso e otimizar a gestão do seu negócio, faça um teste grátis do software da 4Medic.

O software da 4Medic viabiliza o controle de pagamentos e recebimentos, o monitoramento e controle do fluxo financeiro e o registro de informação dos pacientes. Além disso, ele conta com:

  • Agenda online, que oferece mais agilidade;
  • Telemedicina;
  • Sala de espera virtual para melhor controle dos atendimentos;
  • Prontuário eletrônico, deixando o atendimento mais eficiente;
  • E-mail marketing e entre outras funcionalidades.

Agora que você conhece os maiores erros de fluxo de caixa, você está preparado para evitá-los e não colocar a sua empresa em risco. Assim, é possível oferecer mais segurança nos processos e obter um melhor controle administrativo e financeiro da clínica ou consultório. Lembre-se também de sempre ficar atento aos detalhes e registrar todas as movimentações de capital em um software na nuvem com o objetivo de tomar as melhores decisões.

A fim de ajudá-lo, disponibilizados uma Planilha de Fluxo de Caixa totalmente gratuita. Então, baixe e comece a colocar em prática as nossas dicas!

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Sobre o Autor

Debora Bacetti
Debora Bacetti

Pedagoga pela Puc Minas, colaboradora da 4Medic.

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