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Gestão de clínicas e consultórios: conheça as melhores práticas

A gestão de clínicas e consultórios é uma tarefa muito importante para os profissionais de saúde. A partir dela, é possível garantir que um negócio opere com lucros e atenda mais pacientes.

Então, para ter sucesso nessa tarefa, vale a pena conhecer um pouco sobre a área administrativa, gestão financeira, estratégias de mercado e entre outros pontos. Porém, sabemos que a rotina de um médico é corrida e cuidar do gerenciamento de um consultório e dos pacientes não é uma tarefa tão simples.

Embora não se aprenda isso na faculdade, a quantidade de informações e ferramentas disponíveis hoje na internet, faz com que seja muito mais fácil conhecer e aplicar estratégias voltadas para a gestão de clínicas ou consultórios.

Por isso, separamos algumas dicas sobre gestão de clínicas que vão ajudar a otimizar o funcionamento da sua empresa e reduzir futuros problemas. Continue lendo e confira!

Como otimizar a gestão de clínicas e consultórios e porque ela é importante

Uma instituição de saúde precisa gerar valor para os pacientes, donos, funcionários, sócios e entre outros membros envolvidos para sobreviver no mercado. Isso se traduz, principalmente, na qualidade do serviço oferecido, bem como na melhoria da saúde e bem-estar dos pacientes.

Porém, para que isso seja viável, a empresa deve estar saudável. É nesse momento que entra a gestão de clínicas e consultórios. A partir de uma administração financeira, por exemplo, é possível avaliar quanto do dinheiro do negócio será usado para pagar as despesas e a quantidade que será guardada para futuras emergências.

Além disso, é importante notar outros pontos a fim de fazer um planejamento seguro e que auxilie o gerenciamento da empresa. Pontos como:

  • Mudança ou melhorias no espaço físico;
  • Abertura de filiais;
  • Contratação de equipe;
  • Atualização de equipamentos;
  • Aquisição de ferramentas de automação;
  • Períodos imprevistos, como a pandemia do Covid-19, são pontos de atenção e que com uma gestão saudável são ultrapassados com o impactos minimizados.

Sendo assim, uma boa gestão de clínicas e consultórios permite que as pessoas desfrutem de um atendimento organizado e de bons cuidados de saúde. Isso também faz com que o negócio tenha mais dinheiro para investir em melhores equipamentos, decoração e conforto para os pacientes.

De fato, podemos dizer que o gestor que entende a importância da administração da instituição de saúde será capaz de fazer sua clínica se destacar diante dos concorrentes. A seguir, veja alguns dos desafios que esses profissionais podem enfrentar durante a administração do negócio.

Como enfrentar os desafios na gestão de clínicas e consultórios

É interessante ter em mente alguns dos maiores desafios na gestão de clínicas e consultórios para você conseguir se planejar e enfrentá-los com sucesso. Porém, existem diversos segmentos da área da saúde e cada um terá seus problemas específicos.

No entanto, existem alguns desafios em comum, e são eles:

  • Autonomia e controle financeiro: esse ponto é importante porque deve-se ter cuidado para não misturar as finanças do empreendimento com os rendimentos pessoais. Esse erro pode atrapalhar a administração financeira da empresa e consequentemente, seu desempenho.
  • Organização das informações: o Conselho Federal de Medicina (CFM) exige que os dados dos pacientes sejam armazenados por, no mínimo, 20 anos. Por isso, a clínica deve guardar os registros de consultas de forma segura e, muitas vezes, é necessário o auxílio de softwares de gestão na nuvem.
  • Gestão da agenda: sem um controle sobre o tempo dos atendimentos, os consultórios podem realizar menos consultas do que sua capacidade permite. Portanto, é preciso identificar as causas dessa baixa produtividade e procurar reverter o cenário.

Aprenda as melhores práticas para a gestão de clínicas e consultórios

Conhecer as melhores ações para administrar sua empresa, com certeza, ajudará a conquistar melhores resultados. Além disso, conforme você domina essas práticas, será capaz de lidar com situações difíceis com mais tranquilidade e conquistará mais benefícios para sua clínica.

Portanto, com a aplicação de conceitos básicos de gestão de negócios e o auxílio da tecnologia nos processos da empresa, é possível conquistar seus objetivos empresariais. A seguir, confira algumas dicas para otimizar a gestão de clínicas e consultórios.

Realize um planejamento financeiro

Um planejamento financeiro é essencial para um bom gerenciamento de clínicas. Para isso, faça um levantamento todos os gastos, despesas e entre outros custos que envolvem sua empresa. Lembre-se também de incluir o salário dos funcionários, contas do mês, valores de equipamentos e demais materiais.

Nessa etapa, é fundamental incluir todos os gastos, atuais e futuros, da clínica, detalhadamente descritos. Dessa forma, você consegue analisar o cenário financeiro da organização e tomar melhores decisões.

E não se engane achando que uma clínica ou consultório não é um negócio.Um bom planejamento financeiro anda de mãos dadas com um bom plano de negócios. Portanto esteja ciente que para prosperar você terá que lançar de processos detalhando este crescimento. Quanto mais detalhado melhor.

Use a tecnologia para otimizar a rotina na clínica

Hoje em dia, é difícil pensar em uma rotina sem a ajuda de ferramentas tecnológicas para auxiliar os processos, como computadores, softwares, planilhas, WhatsApp etc. O tempo do analógico já passou e quanto antes você investir nessa melhoria mais diferencial terá frente aos seus concorrentes.

Por isso, a tecnologia pode ser uma grande aliada do seu negócio e favorecer sua transformação e inovação.

Por exemplo, em vez de fazer ligações telefônicas para confirmar a consulta de um paciente, é possível enviar mensagens automáticas perguntando se ele comparecerá. Além de ser um método menos invasivo, as pessoas conseguem responder no horário que puderem. Sendo assim, muitas tarefas da clínica podem ser otimizadas com o uso de um software médico.

Outro fato importante de ser analisado da ótica da implantação da tecnologia responde a seguinte pergunta: Porque arquivar centenas de milhares de papéis, dados de pacientes e prontuários fisicamente na clínica ocupando espaço e correndo riscos desnecessários.

Agora mais do que nunca com a Lei Geral de Proteção dos Dados, a LGPD, as informações dos pacientes devem ser armazenadas de forma segura. Assumir o risco de alguma informação vazar ou se perder é um retrocesso para os dias de hoje, onde os dados podem ficar seguros e acessíveis à dois cliques de distância.

Cuide da sala de espera

A sala de espera é essencial para o desempenho do consultório, afinal é onde acontece o primeiro contato com o paciente. Por isso, é importante deixar a recepção sempre bem higienizada e organizada.

Além disso, esse espaço deve ser agradável e o paciente precisa se sentir confortável e bem recepcionado. Por isso, ofereça sempre um bom atendimento e deixe disponível no local a senha do Wi-Fi, TV ligada, jornais e revistas. Outra prática agradável é oferecer água e café para os pacientes.

Oriente também os colaboradores da clínica de modo que eles atendam corretamente as pessoas que frequentam o local. Eles devem perguntar como podem ajudar o paciente, o que ele necessita e se está tudo bem. Como resultado, a experiência do paciente é melhorada, proporcionando um grande diferencial para o negócio.

Invista no relacionamento com o paciente

Manter um bom relacionamento com os pacientes é mais uma dica de gestão de clínicas e consultórios que pode trazer muitos benefícios. Afinal, a relação médico-paciente deve existir não apenas no consultório, mas também no pós-atendimento.

Isso porque é importante que o profissional de saúde acompanhe os indivíduos em seus tratamentos. Dessa maneira, é possível garantir a fidelização dos pacientes — uma estratégia bastante eficaz para manter a agenda cheia.

Outras vantagens de estabelecer uma boa comunicação com os pacientes incluem: menor taxa de desistência e retorno do paciente.

Estenda este cuidado para além da sua clínica e após a consulta ou de tempos em tempos, você pode ainda realizar uma pesquisa de satisfação com o paciente, assim de coletar feedbacks e sugestão de melhorias para o aperfeiçoamento do seu negócio.

Lembre-se, cliente satisfeito divulga o seu negócio!

Faça o fluxo de caixa corretamente

O controle da movimentação financeira trata-se de outra prática importante na gestão de clínicas e consultórios. Nesse momento, é preciso ter cuidado e evitar erros na administração do fluxo de caixa que podem comprometer a instituição de saúde.

Portanto, esse instrumento é essencial para analisar se seu negócio está dando lucro ou operando no vermelho. Para isso, procure categorizar as despesas, valores recebidos e dividir os gastos entre fixos e variáveis.

Geralmente, é comum haver imprecisões na hora de estruturá-lo, pois, muitos gestores não têm conhecimento suficiente sobre a área financeira. Por isso, é preciso ter muita atenção na hora de fazer de controle da entrada e saída de recursos financeiros da empresa.

Para facilitar essa tarefa, você pode contar com um sistema de gestão que automatiza todo o processo. Essa ferramenta faz com que o lançamento dos valores de entrada e saída das consultas sejam devidamente lançados e documentados.

Agora que você entende mais sobre a gestão de clínicas e consultórios e conhece algumas dicas práticas, procure aplicá-las na sua empresa. Dessa forma, você consegue melhorar a produtividade, proporcionar um atendimento satisfatório ao paciente e garantir melhores resultados também para a saúde do seu negócio.

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Sobre o Autor

Carolina Sossai Cardoso
Carolina Sossai Cardoso

Especialista em Marketing Médico | Produtora de conteúdo voltado para a área da saúde, gestão de clínicas e software médico.

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