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Livro-Caixa para médicos e profissionais da saúde: por que e como fazer

Você já sabe o que é e como funciona um Livro-Caixa para médicos? Essa é uma ferramenta contábil que pode te ajudar muito na hora da declaração do Imposto de Renda e também pode servir como uma fonte de informações e relatórios gerenciais importantes para administrar sua clínica.

Ao longo desse artigo, vou te apresentar algumas dicas para ter organização e disciplina. Assim, mesmo que você não tenha habilidades com a parte financeira, você consegue implementar soluções que te ajudem e até mesmo resolvam de uma vez por todas de forma automática.

Mas tem que ficar aqui até o final, hein!

Venha entender o que é, como funciona e quais são as vantagens do Livro-Caixa para médicos na sua atividade profissional e sua clínica!

Afinal, o que é o Livro-Caixa?

Imagine uma “foto” tirada neste momento da situação financeira da sua clínica. E nesta foto só estará o que passou e não o que ainda está por chegar no seu financeiro.

O Livro-Caixa é um documento complementar da contabilidade, onde se registram as entradas e saídas do controle financeiro em ordem cronológica. O registro deve ser feito por todos os profissionais autônomos e liberais que possuem rendimento de trabalho não assalariado e também pode ser adotado pelas clínicas ou consultórios.

O objetivo do livro é obter clareza na entrada e saída de dinheiro cronologicamente. Por isso, sua principal característica é que ele se refere apenas à realidade momentânea, sem considerar possibilidades de entradas ou de saídas futuras.

Como é feito um Livro-Caixa?

O registro no Livro-Caixa é muito simples de ser feito. De maneira básica, você precisa estar atento a algumas informações que não podem faltar. Mas estruturalmente ele pode ser de várias maneiras.

Veja só os dados que você deve inserir:

  • Data do lançamento – Deve se apresentar de maneira cronológica. O ideal é que seja feita diariamente;
  • Breve histórico – Aqui é importante que se descreva o motivo do pagamento realizado;
  • Entradas ou créditos – Correspondem aos recebimentos;
  • Saídas ou débitos – Correspondem aos pagamentos;
  • Saldo Final – Essa é a diferença entre as entradas e saídas.

Independente do seu uso destinado à clínica ou consultório, o Livro-Caixa para médicos segue a mesma organização de informações preenchidas diariamente e imediatamente após a movimentação, para que nenhuma seja esquecida.

Para que serve o Livro-Caixa?

Os registros devidamente feitos no Livro-Caixa servem para dois fins: ferramenta financeira e apuração do Imposto de Renda.

  • Ferramenta financeira: o Livro-Caixa que está sempre atualizado ilustra a situação financeira do negócio exercido pelo profissional liberal. Além disso, deixa registrado quais são as principais fontes de renda e quais são as principais despesas na rotina operacional.
  • Apuração do Imposto de Renda: muitas das despesas registradas no Livro-Caixa podem ser deduzidas da base de tributação do Imposto de Renda. Se você utiliza o Carnê Leão, pode fazer a escrituração do Livro-Caixa por sistema eletrônico. Os valores recolhidos por você mensalmente ficarão registrados e deverão ser exportados no ajuste anual do IRPF.
  • O limite das deduções com o Livro-Caixa é o valor da receita mensal recebida pela atividade exercida. Se em determinado mês as despesas superarem as receitas, é possível somar o excesso às despesas dos meses subsequentes até dezembro. O excesso de despesas em dezembro, porém, não deve ser informado neste mês nem levado para janeiro do ano seguinte.

Conheça os benefícios do Livro-Caixa para médicos

Como acabamos de ver, o Livro-Caixa possui duas funções principais e ambas podem ser exploradas pelo profissional da área da saúde no exercício de suas atividades.

Como ferramenta financeira, o Livro-Caixa pode representar como está o caixa do negócio. Será que os resultados estão sendo positivos ou negativos? Com o que você está gastando o seu dinheiro? É possível reduzir essas despesas? Qual das atividades exercidas por você traz o maior retorno financeiro?

Já na apuração do Imposto de Renda, é que o Livro-Caixa para médicos se torna mais importante, já que ele é responsável pela dedução de alguns valores e, por consequência, diminui o valor a ser desembolsado para esse fim. Sendo assim, é importante ter conhecimento de quais são as despesas que são dedutíveis do Imposto de Renda. Confira as principais:

  • Despesas de custeio, que são aquelas ligadas à atividade principal exercida pelo profissional, tais como aluguel, energia elétrica, água e telefone;
  • Passagens, hospedagem, deslocamento, alimentação e até mesmo inscrição em congressos e seminários da área médica;
  • Aquisição de hardware, software e livros;
  • Assinatura de publicações da área.

Com o volume de gastos realizados pelos consultórios pode ser que algumas dessas despesas passe despercebido. Porém com o auxílio do Livro-Caixa para médicos fica muito mais fácil organizar e ter em mãos as despesas dedutíveis.

Como utilizar a tecnologia para melhorar o seu controle financeiro?

O Livro-Caixa é originalmente um documento físico, muito semelhante a um caderno, que deve ser abastecido de informações diariamente para o controle financeiro e fiscal da empresa. Porém, já existem no mercado opções digitais que suprem de maneira bem mais eficiente o lugar de um Livro-Caixa convencional.

Um sistema para clínicas com gestão financeira pode, além de organizar as informações em um só lugar, garantir segurança e acessibilidade às informações de qualquer lugar, desde que o sistema seja online e o armazenamento seja realizado em nuvem.

O que avaliar em um software para clínicas?

O controle financeiro é o coração de qualquer empresa e utilizar a tecnologia para organizar este setor da sua clínica e consultório pode garantir o diferencial do sucesso dela.

Além de automatizar o controle financeiro da sua clínica, garantindo agilidade e eficiência, um software de gestão deve contar com relatórios detalhados, emitidos através de poucos cliques.

A integração com outras ferramentas, como a sala de espera e controle de estoque também garante um trabalho satisfatório para todos os envolvidos nas tarefas da clínica, desde secretárias, que são liberadas para outras atividades, até contadores, que receberão as informações necessárias para a organização e elaboração de balanços.

Por isso, é muito comum hoje em dia, perceber que as clínicas mais estruturadas investem nesse tipo de tecnologia. Além do mais, um bom sistema de controle financeiro para clínicas e consultórios nunca vem somente com uma solução. Um bom software para clínicas garante soluções integradas, como agenda online, prontuário eletrônico e sala de espera.

Viu como o controle financeiro da sua clínica ou consultório é importante? Seja utilizando um Livro-Caixa convencional ou um software para gestão completa de ponta a ponta, a gestão financeira não pode ser negligênciada.

💡 Veja também Os 7 custos da clínica médica que destroem o seu fluxo de caixa

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Sobre o Autor

Everton Gonçalves
Everton Gonçalves

Co-Fundador da 4Medic, especialista em gestão para clínicas e consultórios.

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